職責一：學校行政秘書崗位職責

　　在院長、書記領(lǐng)導下，具體負責學院的日常行政管理工作和服務(wù)工作。具體細則如下：

　　(一)行政管理

　　1、學院辦公室日常內(nèi)務(wù)工作;

　　2、公章管理;

　　3、有關(guān)會議的組織和安排，會議記錄和考勤。

　　4、學院內(nèi)部財務(wù)的管理;

　　5、與校、院及相關(guān)部門的協(xié)調(diào)、配合;

　　6、各種行政文件、材料的歸檔，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、上報等;

　　7、教職工工作信息收集及整理;

　　8、教師職稱評審的具體工作;

　　9、學院組織的各種活動的記錄、資料采集等;

　　10、具體負責學院綜合治理工作、消防安全工作及治安工作;

　　11、負責學生檔案的管理。

　　12、離退休教職工具體工作;

　　13、辦公室勤工助學學生的管理及工時記錄、計算;

　　14、學院固定資產(chǎn)及設(shè)備的具體協(xié)調(diào)管理

　　15、報紙、信件的征訂與收發(fā)等;

　　16、工會活動的具體組織工作;

　　17、完成領(lǐng)導交辦的其他工作任務(wù)。

　　(二)公益活動

　　1、教學秘書不在時，協(xié)助院領(lǐng)導做好教學秘書崗位的應(yīng)急工作;

　　2、提出關(guān)于學院發(fā)展、建設(shè)方面的意見、建議等;

　　3、為教職工提供幫助和服務(wù);

　　4、承擔學院公益工作。

　　(三)自身建設(shè)

　　1、實行坐班制，根據(jù)需要及時到崗;

　　2、參加校、院組織的各種會議、活動等;

　　3、用自己的言行、科學規(guī)范的管理和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為教職工和學生樹立良好形象。

職責二：學校行政秘書崗位職責

　　1、協(xié)助分管主任處理辦公室日常行政事務(wù)，參與學院綜合性行政事務(wù)的實施。

　　2、草擬學院行政工作報告、總結(jié)、規(guī)劃和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬重要會議文稿和重要文件;草擬及整理院級干部講話稿及有關(guān)資料。

　　3、領(lǐng)取行政機要文件。接受、管理院內(nèi)平行文件、做好院級領(lǐng)導及各種機要文稿、各類公文的制作印發(fā);負責上級行政機關(guān)發(fā)來的文件、簡報、通知、信函的登記、編號、發(fā)放和傳閱工作。定期檢查文件的管理和保密情況;學院一級來往信件、文書、報刊及院內(nèi)行政公文的拆封、登記、傳閱、督辦、歸檔工作;負責編制、分發(fā)“一周、一月、一年收文目錄”。

　　4、負責學院黨政領(lǐng)導出行的交通安排和聯(lián)絡(luò)等服務(wù)保障工作。

　　5、協(xié)助分管主任做好學院涉及各部門和單位的綜合協(xié)調(diào)工作，對外聯(lián)系工作。包括內(nèi)外賓的接待工作安排和費用預算，對內(nèi)對外的迎來送往工作，辦公室來往禮品紀念品的策劃設(shè)計、開發(fā)、采購管理工作，負責上級領(lǐng)導、兄弟院院的來訪接待工作。

　　6、負責全院性重要會議、大型活動的會務(wù)工作。如會議名稱、人數(shù)、對象、范圍的確定，會議時間、地點、場所的選擇，會場的布置，會議日程、程序的安排，會務(wù)文書和生活管理等。

　　7、負責學院辦公樓會議室的管理與使用。

　　8、負責學院行政大事記的記錄，建立健全大事記記錄制度，保證記錄的及時、準確、完整。

　　9、負責院領(lǐng)導、學院辦公室固定資產(chǎn)、辦公用品、會議室辦公用品的配送，設(shè)備的使用和管理。

　　10、協(xié)助分管主任處理日常財務(wù)工作，負責辦公室常規(guī)性財務(wù)工作的實施。負責院領(lǐng)導、學院辦公室的財務(wù)管理工作。

　　11、協(xié)助分管主任搞好學院車輛的使用和管理工作。

　　12、完成領(lǐng)導交辦的各項臨時工作。

職責三：學校行政秘書崗位職責

　　一、行政秘書在部主任領(lǐng)導下負責處理公共教學部辦公室的日常行政工作。

　　二、負責黨政文件的收發(fā)，及時送部領(lǐng)導閱示，并妥善保存。

　　三、負責接待并處理校內(nèi)外來人、來訪、來電等有關(guān)事宜，

　　四、做好文秘和會務(wù)工作，協(xié)助部門領(lǐng)導做好會議的通知、會務(wù)和會議記錄工作。

　　五、負責部門工作簡報及有關(guān)的宣傳報道、影像等工作。

　　六、協(xié)助部主任做好二級管理的各項工作。

　　七、協(xié)助部主任做好財務(wù)管理工作，保證各項費用的合理支付。

　　八、負責辦公用品和物資的保管工作，建立并嚴格執(zhí)行對辦公用品的登記簽字制度，杜絕浪費。

　　九、協(xié)助部主任做好對教師考核工作。

　　十、運用辦公自動化系統(tǒng)處理好各種電子資料、圖片資料及保存工作。

　　十一、負責行政公章的使用、管理工作。

　　十二、負責部門的檔案收集管理工作。

　　十三、認真完成學院、部門領(lǐng)導交辦的工作。

職責四：德宏師范高等專科學校數(shù)學系行政秘書崗位職責

　　一、協(xié)助系負責人處理辦公室日常行政事務(wù)，參與綜合性行政事務(wù)的實施。

　　二、負責學校相關(guān)部門下發(fā)文件、簡報、通知、信函的登記、編號、發(fā)放、傳閱、整理和歸檔工作;并按系主任的批示，完成承辦、督辦等工作。

　　三、負責日常黨政公文處理，做好系郵箱的管理和使用，保障信息通暢和準確。

　　四、負責行政公章的正確使用和安全保管工作。協(xié)助系主任做好對外聯(lián)絡(luò)、信息的收集、傳遞等后勤服務(wù)保障工作。

　　五、負責各種會議和活動的準備、通知、記錄和考勤。

　　六、草擬系行政工作規(guī)劃、總結(jié)、報告和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬及整理系領(lǐng)導講話稿及有關(guān)資料。

　　七、負責系行政大事記的記錄，建立健全大事記記錄制度，保證記錄的及時、準確、完整。

　　八、負責系行政事務(wù)類信息網(wǎng)站的管理和維護。

　　九、負責系辦公室的整理，維護正常的辦公秩序。

　　十、完成系負責人交辦的其他工作。

職責五：學校行政秘書崗位職責

　　1、協(xié)助辦公室主任處理好學院日常教學和行政管理工作;

　　2、協(xié)助副院長完成培養(yǎng)方案的修訂;協(xié)助有關(guān)領(lǐng)導做好教學、科研等有關(guān)情況的統(tǒng)計和報表工作，來信來訪和電話電傳的傳達和處理等;

　　3、協(xié)助完成本科、研究生畢業(yè)論文工作，整理配套表格，安排答辯，核算成績，統(tǒng)計指導、答辯教師工作量;

　　4、負責本科生畢業(yè)資格審查、學位資格審查;

　　5、負責亞非語學院教學管理方面網(wǎng)站的更新與維護;

　　6、負責搜集和整理老師及學生對學院工作的意見、建議和要求，及時向有關(guān)領(lǐng)導匯報;

　　7、協(xié)助辦公室主任做好學院課時費、校貼、各種福利的核算、造表及發(fā)放工作;

　　8、協(xié)助辦公室主任做好學院固定資產(chǎn)的管理和辦公設(shè)備的保養(yǎng)、維修工作，發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)部門聯(lián)系解決;

　　9、做好學院教學和辦公用品的采購和使用管理工作;

　　10、協(xié)助分工會*完成工會的任務(wù);

　　11、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。