一、紅頭文件的制作及標準【各地發文格式差異，供作參考】

1、進行頁面設置

選擇“文件”??“頁面設置”

選擇“頁邊距”附簽，

上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。

選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，

“中文字體”設置為“仿宋”；

“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，

選中“指定行網格和字符網格”；

將“每行”設置成“28”個字符；

“每頁”設置成“22”行。

然后單擊“確定”按鈕，

這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

2、插入頁號

選擇“插入”??“頁碼”，

“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，

“對齊方式”設置為“外側”。

然后單擊“格式”按鈕，

“數字格式”設置為全角的顯示格式，

單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。

雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；

并將頁碼字號設置成“四號”；

字體任意；

奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。

3、發文機關標識制作

選擇“插入”??“文本框”??“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵??“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，

“顏色”設置成“無填充顏色”。

選擇“大小”附簽，

“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。

注：用戶可根據實際情況調節尺寸。

選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，

水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，

“度量依據”設置成“頁面”；

垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”，

“下側”設置成“2.5cm”??平行文標準，“8.0cm”??上行文標準，

注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。

文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。

選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，

字體設置成“小標宋簡體”，

字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，

這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先將“視圖”??“工具欄”??“繪圖”選中，

單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，

左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，

然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。

選擇“顏色和線條”附簽，

“顏色”設置為“紅色”；

“虛實”設置為“實線”；

“粗線”設置為“2.25磅”。

選擇“大小”附簽，

“寬度”設置為“15.5cm”。

選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，

水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，

“度量依據”設置成“頁面”，

垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，

“下側”設置成“7cm” ??平行文標準，“13.5cm”??上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。

5、文號制作

平行文文號：文號??三號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號??三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發人??三號仿宋字體；簽發人姓名??三號楷體、右空一個字的距離。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”??“符號”??“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”??“插入”??“表格”，

選中表格，單擊鼠標右鍵??表格屬性??“表格”附簽，

“對齊方式”設置為“居中”；

然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；

主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。

7、保存成模板文件

單擊“文件”??“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；

“文件名”：給模板命名；

“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。

要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”??“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。

圖片

二、公文正文排版

1 依據模板建立新公文：選擇“文件”??“新建”??“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。

2　 制作公文正文內容：正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：

標 題? 二號小標宋字體，居中顯示； 主送機關??三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

正 文? 三號仿宋字體；

成文日期??三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。

文號、簽發人、主題詞??按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、

正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。